Beschreibung

Office Manager / Projektassistenz Gebäudetechnik (m/w/d)

Hanferstraße 9, 79108 Freiburg

45.000 € – 60.000 € pro Jahr – Vollzeit

Stellenbeschreibung

Gehalt

45.000 € – 60.000 € pro Jahr

Anstellungsart

Vollzeit

Arbeitsort

Hanferstraße 9, 79108 Freiburg

Vollständige Stellenbeschreibung

Schüber Ingenieure GmbH

Schüber Ingenieure ist ein familiengeführtes Ingenieur- und Gebäudetechnikunternehmen in Freiburg. Seit vielen Jahren betreuen wir Kunden aus Industrie, Verwaltung, Gesundheitswesen, Hotellerie, Handel und Forschung – mit ganzheitlichen Lösungen in den Bereichen Planung, Gebäudeautomation, Montage, Wartung und Kundendienst.

Für unser Office- und Projektteam suchen wir eine zuverlässige Persönlichkeit, die Organisation, Kommunikation und Koordination sicher im Griff hat. In dieser Position bist du eine wichtige Schnittstelle zwischen Kunden, Technikern, Lieferanten, Mitarbeitenden und Geschäftsleitung – und sorgst dafür, dass Projekte, Termine, Unterlagen und interne Abläufe strukturiert zusammenlaufen.

Das spricht für Schüber Ingenieure:

familiengeführtes Unternehmen mit langfristiger Perspektive
abwechslungsreiche Office- und Projektaufgaben in einem technischen Umfeld
zentrale Schnittstellenfunktion mit Verantwortung und Gestaltungsspielraum
moderner Arbeitsplatz in Freiburg
gute Bezahlung – je nach Erfahrung ca. 45.000 bis 60.000 € brutto/Jahr
30 Tage Urlaub plus 6 Gleitzeittage
flexible Arbeitszeit und freitags früher Feierabend
helles, modernes Büro mit höhenverstellbaren Schreibtischen
gutes Betriebsklima, starkes Teamgefühl und gemeinsame Events
JobRad, Hansefit und moderne Küche

Deine Aufgaben

In dieser Position laufen Office, Projektorganisation und Tagesgeschäft zusammen. Die Stelle verbindet kaufmännische Aufgaben, Servicekoordination, strukturierte Kommunikation und die Unterstützung der Geschäftsleitung.

Zu den Aufgaben gehören insbesondere:

Organisation und Koordination von Wartungen, Instandsetzungen und Störungsdiensten
Kundenbetreuung sowie zentrale Ansprechfunktion im Projekt- und Servicegeschäft
Bearbeitung von Angeboten, Aufträgen und Projektunterlagen inklusive Materialbestellungen
Termin-, Einsatz- und Ressourcenplanung für Mitarbeitende
Datenpflege: Pflege von Service-, Projekt- und Stammdaten
Vorbereitung, Prüfung und Nachbearbeitung von Arbeits- und Wartungsberichten
Fakturierung und Rechnungsstellung
Betreuung von Telefon, E-Mail und Anrufbeantworter
Unterstützung der Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft, z. B. bei Terminen, Unterlagen, Korrespondenz und Wiedervorlagen
Priorisierung, Koordination und Nachverfolgung offener Aufgaben und Entscheidungen
Sicherstellung einer klaren und professionellen internen und externen Kommunikation

Das bringst du mit

Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung bzw. eine vergleichbare Qualifikation
Erfahrung in Assistenz, Office Management, Projektkoordination, Servicekoordination oder kaufmännischer Verwaltung
Organisationstalent mit sicherem Blick für Termine, Prioritäten und Abläufe
Kaufmännisches Verständnis für Angebote, Aufträge, Rechnungen und Projektunterlagen
Sicherer Umgang mit MS Office und eine strukturierte digitale Arbeitsweise
Serviceorientierte, klare und verbindliche Kommunikation mit Kunden, Mitarbeitenden, Lieferanten und externen Partnern
Eigenverantwortliche, zuverlässige und diskrete Arbeitsweise
Sicheres, freundliches und professionelles Auftreten
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und den Überblick zu behalten

Das zeichnet dich aus:

Strukturierte Arbeitsweise, auch wenn mehrere Themen gleichzeitig laufen
Hohe Priorisierungsfähigkeit und lösungsorientiertes Denken
Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und Verlässlichkeit
Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Loyalität
Vorausschauendes Mitdenken und die Fähigkeit, die Geschäftsleitung im Tagesgeschäft wirksam zu entlasten

Zusätzlich spricht für Schüber Ingenieure

Neben den bereits genannten Rahmenbedingungen spricht für Schüber Ingenieure vor allem die besondere Mischung aus Verantwortung, Teamnähe und abwechslungsreichen Aufgaben.

Zusätzlich spricht für diese Position:

Zentrale Rolle im Tagesgeschäft mit direktem Kontakt zu Geschäftsleitung, Technik, Kunden und Lieferanten
Abwechslungsreiche Aufgaben zwischen Office, Projektkoordination, Serviceorganisation und kaufmännischer Verwaltung
Kurze Entscheidungswege in einem familiengeführten Unternehmen
Viel Eigenverantwortung und die Möglichkeit, Abläufe aktiv mitzugestalten
Strukturierte Einarbeitung in das technische Umfeld der Gebäudetechnik
Kollegiales Team mit gutem Zusammenhalt und wertschätzendem Miteinander
Gemeinsame Events, bei denen auch der persönliche Austausch nicht zu kurz kommt

Wie geht es weiter

Du möchtest dich gerne bewerben, mehr von uns erfahren oder vorab noch Fragen klären?
Dann bewirb dich bitte über diese Anzeige mit deinem Lebenslauf. Wenn du möchtest, kannst du gerne auch ein Anschreiben und Zeugnisse zur Verfügung stellen.
Alternativ kannst du uns auch direkt per E-Mail, WhatsApp oder telefonisch kontaktieren:

Kathrin Kern
SCHÜBER INGENIEURE GmbH
Gebäudetechnik
+49 761 769905-00
+49 175 9795725 (WhatsApp)
kern@schueber-ingenieure.de

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen.